TUGAS – TUGAS BIDANG KEARSIPAN

 

Tugas kearsipan adalah tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh unit kearsipan dalam suatu organisasi. Ada 4 tugas pokok kearsipan. Sebagai berikut.

1.       Menyimpan berkas surat dinas

Seluruh surat dinas harus disimpan ditempat yang aman dan nyaman serta menggunakan sistem tertentu yang menunjang ditemukannya dengan cepat dan tepat apabila diperlukan.

2.       Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas

Pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan menyediakan sarana dan prasarana yang memadai seperti ruangan,lemari,rak filing kabinet , dan lain-lain .

Selain melakukan pemeliharaan , kearsipan harus mampu mengendalikan surat/warkat dengan jalan membuat catatan khusus atau format tertentu sehingga arsip benar-benar terkendali.

3.       Penyusutan dan pemusnahan berkas

Penyusutan adalah proses pengurangan atau pemindahan arsi p aktif ke file pasif serta memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi bedsarkan jangka waktu penyimpanan (jadwal retensi).

Pemusnahan dapat dilakukan dengan menggunakan zat kimia .

4.       Penemuan kembali surat/Dokumen 

Dengan menggunakan sistem kearsipan yang tepat serta pencatatan yang tertib, arsip yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan akan dapat ditemukan kembali dengan mudah.

    Tugas Pokok Kearsipan

 

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban  tersebut.

Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut :

1.     Menerima warkat

2.     Mencatat warkat

3.     Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan

4.     Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.

5.     Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

6.     Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

7.     Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.