AKU MEMANG GAK PUNYA KISAH CINTA YANG ROMANTIS, TAPI AKU PUNYA KISAH PERSAHABATAN YANG BISA BUAT KALIAN IRI sahabat kata sederhana namun memiliki arti kita berlima tidak menganggap kita sebagai geng tapi dengan seiringnya waktu kami sering berjalan berlima sehingga kami dianggap sebagai geng, banyak dari teman - teman kita memanggil geng alay mungkin asal nama alay karena kita berlima saling memamnggil dengan sebutan lay yaitu alay sebenernya diantara kita berlima hanya satu yang alay baik dari tulisan maupun ucapannya tapi dengan seiringnya waktu mungkin virus alay menyebar sehingga menyebar diantara kita berlima ini #54L4M4L4Y #LehUga nb: difoto kurang satu orang

Hubungan Masyarakat 1. Pengertian Hubungan Masyarakat Hubungan masyarakat, atau sering disingkat humas adalah seni menciptakan pengertian publik yang lebih baik sehingga dapat memperdalam kepercayaan publik terhadap suatu individu/ organisasi . Menurut IPRA (International Public Relations Association) Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka. Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi . Seorang humas selanjutnya diharapkan untuk membuat program-program dalam mengambil tindakan secara sengaja dan terencana dalam upaya-upayanya mempertahankan, menciptakan, dan memelihara pengertian bersama antara organisasi dan masyarakatnya. Posisi humas merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh suatu manajemen organisasi. Sasaran humas adalah publik internal dan eksternal, dimana secara operasional humas bertugas membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya dan mencegah timbulnya rintangan psikologis yang mungkin terjadi di antara keduanya. Contoh dari kegiatan-kegiatan Humas adalah: melobi, berbicara di depan publik, menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis. 2. Pekerjaan Seorang Humas Pekerjaan seorang humas adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang humas dalam mempromosikan pengertian dan pengetahuan akan seluruh fakta-fakta tentang runtutan situasi atau sebuah situasi dengan sedemikian rupa sehingga mendapatkan simpati akan kejadian tersebut[4]. Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang petugas humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan. Bagian penting dari pekerjaan petugas Humas dalam suatu organisasi adalah : • Membuat kesan (image) • Pengetahuan dan pengertian • Menciptakan ketertarikan • Penerimaan • Simpati Humas adalah sebuah proses yang terus menerus dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh kemauan baik dan pengertian dari pelanggan, pegawai, dan publik yang lebih luas. Dalam pekerjaannya, seorang humas membuat analisis ke dalam dan perbaikan diri, serta membuat pernyataan-pernyataan keluar Pada umumnya kesan yang jelek datang dari ketidak-pedulian, prasangka buruk, sikap melawan, dan apatis. Seorang humas harus mampu untuk mengubah hal-hal ini menjadi pengetahuan dan pengertian, penerimaan dan ketertarikan. 3. Fungsi humas Menurut Edward L.Bernays humas memiliki fungsi sebagai berikut : 1. memberikan penerangan kepada publik, 2. melakukan persuasi kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah laku publik 3. Upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat, atau sebaliknya Penelitian yang diadakan oleh International Public Relations Association (IPRA) pada tahun 1981 menyimpulkan bahwa pada umumnya fungsi PR/humas masa kini meliputi 15 pokok yaitu: • Memberi konseling yang didasari pemahaman masalah prilaku manusia • Membuat analisis “trend” masa depan dan ramalan akan akibat-akibatnya bagi institusi. • Melakukan riset pendapat, sikap dan harapan masyarakat terhadap institusi serta memberi saran tindakan-tindakan yang diperlukan institusi untuk mengatasinya. • Menciptakan dan membina komunikasi dua-arah berlandaskan kebenaran dan informasi yang utuh. • Mencegah konflik dan salah pengertian. • Meningkatkan rasa saling hormat dan rasa tanggung jawab sosial. • Melakukan penyerasian kepentingan institusi terhadap kepentingan umum. • Meningkatkan itikat baik institusi terhadap anggota, pemasok dan konsumen. • Memperbaiki hubungan industrial. • Menarik calon tenaga yang baik agar menjadi anggota serta mengurangi keinginan anggota untuk keluar dari institusi. • Memasyarakatkan produk atau layanan. • Mengusahakan perolehan laba yang maksimal. • Menciptakan jadi diri institusi. • Memupuk minat mengenai masalah-masalah nasional maupun internasional • Meningkatkan pengertian mengenai demokrasi. 4. Tujuan Humas Tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan kehumasan tergolong dua golongan besar yaitu: Komunikasi Internal (personil/anggota institusi) • Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari anggotanya. • Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai institusi. • Menciptakan kesadaran personil mengenai peran institusi dalam masyarakat. Komunikasi Eksternal (masyarakat) 1. Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi. 2. Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan umumnya dan pendidikan khususnya. 3. Motivasi untuk menyampaikan umpan balik. Maksud dan tujuan yang terpenting dari PR adalah mencapai saling pengertian sebagai obyektif utama. Pujian citra yang baik dan opini yang mendukung bukan kita yang menentukan tetapi feed back yang kita harapkan. Obyektif atau tujuan PR yaitu “Pengertian”. “The object of PR is not the achievement of a favourable image, a favourable climate of opinion, or favourable by the media”. PR is about achieving an UNDERSTANDING. Tujuan utama penciptaan pengertian adalah mengubah hal negatif yang diproyeksikan masyarakat menjadi hal yang positif. Biasanya dari hal-hal yang negatif terpancar: hostility, prejudice, apathy, ignorance. Sedangkan melalui pengertian kita berusaha merubahnya menjadi: sympathy, acceptance, interest dan knowledge. 5. Tugas Humas 1. Menginterpretasikan, menganalisis dan mengevalusi kecenderungan perilaku public. 2. Mempertemukan kepentingan organisasi/lembaga dengan kepentingan public 3. Kepentingan organisasi/lembaga dapat jadi jauh berbeda denga kepentingan public dan sebaliknya, namun juga kepentingan ini sedikit berbeda bahkan dapat juga kepentingannya yang sama. Dalam kondisi yang manapun, tugas humas adalah mempertemukan kepentingan ini menjadi saling dimengerti, dipahami, dihormati, dan dilaksanakan. 4. Mengevaluasi program-program organisasi/lembaga, khusunya yang berkaitan dengan public. Tugas mengevaluasi program manajemen ini mensyaratkan kedudukan dan wewenang humas yang tinggi dan luas. Karena tugas ini dapat berarti humas memiliki wewenang untuk memberinasihat apakah suatu program sebaiknya diteruskan ataukah ditunda ataukah dihentikan.

MASALAH POKOK DALAM KEARSIPAN DAN PEMECAHANNYA

      Masalah pokok dalam kearsipan

1.       Pendapat-pendapat  beberapa ahli:

a.       Menurut Drs. Moekijat

Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan, yaitu :

1)      Dipergunakan sistem pengolahan (klasifikasi) yang salah

2)      Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.

3)      Pegawai-pegawai yang tidak terlatih

4)      Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu

5)      Tidak ada penentuan waktu yang direncanankan untuk menyimpan maupun menghapuskan warkat-warkat.

6)      Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan

7)      Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya.

b.      Menurut Drs. E. Martono

Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain :

1)      Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang.

2)      Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat.

3)      Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah

4)      Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya  kurang.

5)      Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

6)      Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.

c.       Menurut Drs. The Liang Gie

Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :

1)      Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.

2)      Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

3)      Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

4)      Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.

d.      Menurut Drs. Aw. Widjaya

Masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :

1)      Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.

2)      Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

3)      Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

4)      Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan.

  Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah :

a.       Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan.

b.      Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan.

c.       Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.

d.      Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama.

e.      Penyusunan arsip secara serampangan.

f.        Petugas arsip kurang terampil.

B.      Cara Pemecahan Masalah

Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :

1.       Pergunakan system penyimpanan secara tepat

System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :

a.       System abjad (alphabetic system)

b.      System masalah (subject system)

c.       System tanggal (chronologi system)

d.      System wilayah (geographic system)

e.      System nomer (numberic system)

2.       Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat.

3.       Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

a.       Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.

b.      Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.

c.       Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.

d.      Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.  

4.       Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

a.       Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll

b.      Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.

c.       Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.

d.      Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.

e.      Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.

5.       Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan.

Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik.

6.       Penyelenggaraan penyusutan warkat

Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.